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KÖBs und die neue Finanzbuchhaltung im Bistum Mainz

 

Zurzeit findet in den Kirchengemeinden im Bistum Mainz eine Umstellung der Finanzbuchhaltung statt. Auch alle Katholischen Öffentlichen Büchereien als Gruppierung der Pfarreien sind davon betroffen und es gibt in den Büchereiteams vermutlich viele offene Fragen. Hier geben wir einen Überblick über die neuen Verfahren der Finanzbuchhaltung.
(Stand: 06.02.2022)

  1. Kostenstelle
    Jede KÖB erhält, wie alle unselbständigen Gruppierungen einer Pfarrgemeinde, eine eigene sogenannte Kostenstelle (41100). Damit ist gewährleistet, dass alle Buchungen der KÖB als abgegrenzter Teil des Gesamtbetriebs der Pfarrgemeinde sichtbar bleiben, alle Aufwendungen und Erträge separat erfasst werden und eindeutig der Gruppierung Bücherei zugeordnet sind. Dann gibt es nur noch eine Gesamtfinanzverwaltung der Pfarrgemeinde. Die neue Finanzbuchhaltung ist notwendig, da es durch sie möglich wird – auch in Hinblick auf die kommende Umsatzsteuer – alle Finanzvorgänge in den Pfarreien einfacher, vollständig und transparent darstellen zu können.
    Die bislang vorhandenen Einzelkonten der Gruppierungen – also auch das Konto der Bücherei – werden aufgelöst und die Gelder auf das Pax-Bank-Konto der Pfarrei transferiert. Diese Guthabenbeträge werden dort als Rücklagen erfasst und bspw. als „Rücklage Bücherei“ geführt. Dadurch ist klar festgehalten, welcher Betrag welcher Gruppierung zuzuordnen ist.

    Jede KÖB kann für 1-2 Personen des Büchereiteams einen Einblick in die Kostenstelle der Bücherei erhalten. Der Einblick in die KÖB-Kostenstelle kann beim zuständigen Pfarrbüro beantragt werden.
    Lesen Sie hierzu ergänzend das Infoschreiben "Neue Finanzbuchhaltung und DIAMANT". Sie finden es rechts zum Herunterladen.

  2. Finanzielle Abwicklungen auf zwei Schienen:

    a) Rechnungen an die Zentrale Buchhaltungsstelle
    Alle Rechnungen, die die Bücherei erhält, werden durch die Büchereileitung sachlich geprüft und mit einem Prüfungsvermerk versehen. Danach werden die Rechnungen ins zuständige Pfarrbüro gebracht. Dort werden sie mit einem Barcode beklebt. Durch diesen ist ersichtlich, aus welcher Kirchengemeinde die Rechnung stammt und er enthält gleichzeitig eine Belegnummer, durch die die Rechnung jederzeit bei Bedarf wiedergefunden werden kann. Zusätzlich wird ein sogenannter Kontierungsstempel auf die Rechnung gesetzt und mit der Kostenstelle der Bücherei sowie der Kostenart versehen. Im Anschluss wird sie eingescannt und per Mail an die Zentrale Buchhaltungsstelle (ZBS) in Mainz geschickt. Die der KÖB zugeteilte Kostenstelle weist die Rechnung als zur Bücherei gehörig aus. Die nötigen Unterschriften des Trägers holt die Zentrale Buchhaltungsstelle auf digitalem Wege ein. Die Zahlung wird dann von der ZBS zur Buchung angewiesen und auf der Kostenstelle der KÖB entsprechend als Ausgabe vermerkt.
    Je nach Absprache mit dem Pfarrbüro kann – falls von der KÖB gewünscht – die Bücherei auch Barcodes und eventuell einen Kontierungsstempel erhalten und den Scan-Versand selbst (ohne den Gang zum Pfarrbüro) übernehmen.
    Der jeweilige Stand der Kostenstelle wird durch die KÖB im Buchhaltungssystem direkt eingesehen oder wird der KÖB-Leitung monatlich bzw. bei Bedarf mitgeteilt.

    b) Bareinzahlungen und Barausgaben
    Alle Bareinnahmen und -ausgaben werden von der Bücherei genau dokumentiert („Barkassenverwaltung“). Hierzu könnte z.B. die BVS-Buchhaltung verwendet werden, auch das Führen einer Excelliste o.Ä. ist denkbar. Etwa monatlich sollten die Informationen (Ein- und Ausgaben, Stand Barkasse) an die Zentrale Buchhaltungsstelle übermittelt werden. Das genaue Vorgehen hierbei ist mit dem jeweiligen Pfarrbüro zu besprechen (mehr dazu in der Beispielsammlung unter dem Punkt „Barkasse, Barkassenverwaltung, Bargeldeinzahlung“).
    Zu Beginn erhalten die KÖBs i.d.R. einen „Vorschuss“ aus dem Pfarrbüro von z.B. 500,- € für ihre Barkasse.

    Beachten Sie zum Punkt 2 "Finanzielle Abwicklungen auf zwei Schienen" auch das Infoschreiben "Sachkonten, Statistik, Handkasse" und die zugehörige Übersichtstabelle "Sachkonten und KÖB-Statistik". Die beiden Dateien finden Sie rechts zum Herunterladen.

  3. Konkrete Beispiele für Vorgehensweisen
    Weiter unten findet sich eine Sammlung von Fragen und Antworten zu Fällen (FAQs), die in der Büchereiarbeit auftreten können. Die Liste wird stetig ergänzt und auf der Fachstellenhomepage bereitgestellt.

  4. Hilfestellung und Ansprechpartner
    Das zuständige Pfarrbüro ist erster Ansprechpartner für alle Verwaltungsangelegenheiten. Hier werden die verbindlichen Vorgehensweisen abgesprochen.
    Immer können auch die dezentralen Verwaltungsstellen (bisherige Rendanturen) angefragt werden. Die Mitarbeiter/innen sind Angestellte des Bistums. Die Stellen sind von Montag bis Freitag besetzt.
    Schließlich sind auch Anfragen bei der ZBS in Mainz möglich:
    fachadministrationfinanzen@bistum-mainz.de
    Liliane Battaglia, Telefon:  06131 253-9311.

Vorgehensweisen – Beispiele:

  1. Eine Rechnung liegt vor – Wie wird diese beglichen?
    Alle Rechnungen, die die Bücherei erhält, werden durch die Büchereileitung sachlich geprüft und mit einem Prüfungsvermerk versehen. Danach werden die Rechnungen ins zuständige Pfarrbüro gebracht. Dort werden sie mit einem Barcode beklebt. Durch diesen ist ersichtlich, aus welcher Kirchengemeinde die Rechnung stammt und die Rechnung enthält dadurch eine Belegnummer, durch die sie jederzeit identifiziert werden kann. Zusätzlich wird ein sogenannter Kontierungsstempel auf die Rechnung gesetzt und mit der Kostenstelle der Bücherei sowie der Kostenart (auch "Sachkonto" genannt) versehen (siehe oben rechts die Übersichtstabelle zu den für KÖB relevanten Sachkonten). Im Anschluss wird sie eingescannt und per Mail an die Zentrale Buchhaltungsstelle (ZBS) in Mainz geschickt. Die der KÖB zugeteilte Kostenstelle weist die Rechnung als zur Bücherei gehörig aus. Die nötigen Unterschriften des Trägers und die Buchung holt die Zentrale Buchhaltungsstelle auf digitalem Wege ein. Die Zahlung wird von der ZBS angewiesen und auf der Kostenstelle der KÖB entsprechend als Ausgabe vermerkt.
    Je nach Absprache mit dem Pfarrbüro kann – falls von der KÖB gewünscht – die Bücherei auch Barcodes und einen Kontierungsstempel erhalten und den Scan-Versand selbst (ohne den Gang zum Pfarrbüro) übernehmen.
  2. Was ist mit den Null-Rechnungen der ekz, wenn mittels Grundbetrag „bezahlt“ wurde?
    Dasselbe Verfahren wie bei a). Unterschied: Es fließt kein Geld. Der Einkaufswert wird jedoch in der Kostenstelle als Ausgabe vermerkt.
  3. Taucht die Grundbetragssumme in der Kostenstelle der KÖB auf?
    Ja. Die Fachstelle teilt der ZBS sobald bekannt die Grundbeträge der jeweiligen Büchereien für das jeweilige Jahr mit. Der Grundbetrag wird von der ZBS in der Kostenstelle der KÖB als Einnahme vermerkt, die Warenwerte der damit getätigten Bestellungen werden ebenso in der Kostenstelle (als Ausgaben) gelistet, siehe b).
  4. Sind Einzugsermächtigungen (z.B. bei Zeitschriftenabos) möglich?
    Ja. Sie können in Absprache mit dem Pfarramt (mit Konto der Pfarrgemeinde und Angabe der Kostenstelle der KÖB sowie dem Sachkonto "696010" - Aufwendungen Zeitungen und Zeitschriften für die Ausleihe) erteilt werden.
  5. Wie verhält es sich bei Fahrtkosten und Seminargebühren?
    Hierfür ist das Kostenerstattungsformular der Pfarrei zu nutzen (Pfarrbüro). Die Erstattung erfolgt auf das eigene Bankkonto. Die Kosten werden der KÖB-Kostenstelle zugeordnet.
  6. Was ist bei einem Barkauf?
    Wird ein Buch, eine Lampe, eine PC-Maus etc. bar gekauft, kann die Kostenerstattung auf folgendem Wege erfolgen: 1.) Kostenerstattungsbeleg (=selbst verfasste Rechnung von Privatperson) + Kaufbeleg in Pfarrbüro abgeben, das Geld wird von ZBS überwiesen und auf der KÖB-Kostenstelle als Ausgabe vermerkt, 2.) Erstattung gegen Kaufbeleg aus Barkasse des Pfarrbüros, Pfarrsekretärin verbucht die Ausgabe auf der KÖB-Kostenstelle, 3.) Erstattung aus KÖB-Barkasse gegen Kaufbeleg und Vermerk in Barkassenverwaltung. In diesem Fall ist zwingend das „Vier-Augen-Prinzip“ verpflichtend. Die Geld-erhaltende Person darf die Ausgabe nicht selbst bestätigen (Richtlinie Kassenordnung Bistum Mainz). Bei der nächsten Übermittlung der Barkassenverwaltungsinformationen an die ZBS wird die Ausgabe in der Kostenstelle vermerkt.
  7. Barkasse, Barkassenverwaltung, Bargeldeinzahlung?
    Die meisten Einnahmen werden über die Barkasse eingehen (Versäumnisgebühren, Spenden, Gebühren, Erlöse,…). Die Barkasse muss verwaltet und alle Vorgänge dokumentiert werden. Hierzu könnte z.B. die BVS-Buchhaltung verwendet werden, auch das Führen einer Excelliste o.Ä. ist denkbar. Etwa monatlich sollten die Informationen (Ein- und Ausgaben, Stand Barkasse) an die Zentrale Buchhaltungsstelle übermittelt werden. Das genaue Vorgehen hierbei ist mit dem jeweiligen Pfarrbüro zu besprechen. Ist eine mit dem Träger vereinbarte Einnahmesumme erreicht wird eine Bargeldeinzahlung im Pfarrbüro vorgenommen. Damit die Einnahmen auf der KÖB-Kostenstelle mit den passenden Kostenarten vermerkt werden können, werden die entsprechenden Angaben aus der Barkassenverwaltung mitgeliefert.
    Beachten Sie hierzu auch das Infoschreiben "Sachkonten, Statistik, Handkasse" und die zugehörige Übersichtstabelle "Sachkonten und KÖB-Statistik". Die beiden Dateien finden Sie rechts zum Herunterladen.
  8. Wenn es nur noch ein Konto bei der PAX-Bank in Mainz gibt, wie können dann Bareinzahlungen getätigt werden?
    Die Ein- und Auszahlungen der Gruppierungen (Bücherei o.a.) finden im Pfarrbüro statt. Dieses regelt dann die Bar-Ein- und Auszahlungen auf der Bank (Pfarreien haben aus diesem Zweck meist ein zweites Konto bei einer Bank vor Ort, um die Ein- und Auszahlungen vornehmen zu können). Vor Ort muss jeweils besprochen werden, ab welcher Summe oder in welchen zeitlichen Abständen die Gruppierung erwirtschaftetes Geld (durch Versäumnis-, Mahngebühren, Flohmarkterlösen, Spenden etc.) ins Pfarrbüro bringen soll. Die Bücherei dokumentiert, aus welchen Quellen die Einnahmen kamen (Versäumnis-, Mahngebühren, Flohmarkterlöse, Spenden etc.) und teilt dies beim Abgeben des Bargeldes mit, so dass auf der Kostenstelle der Bücherei exakt festgehalten werden kann, um was für Einnahmen es sich gehandelt hat.
    Beachten Sie hierzu auch das Infoschreiben "Sachkonten, Statistik, Handkasse" und die zugehörige Übersichtstabelle "Sachkonten und KÖB-Statistik". Die beiden Dateien finden Sie rechts zum Herunterladen.
  9. Was ist bei Buchspenden?
    Hier ist nichts notwendig zu tun. Für Buchspenden wird keine Spendenquittungen ausgestellt. Sie werden nicht in der Kostenstelle erfasst.
  10. Was ist mit Bareinnahmen von Mahngebühren (KÖB-Nutzer), Versäumnisgebühren, Gebühren für Benutzerausweis, libell-e-Nutzung, Einnahmen Bücherflohmarkt, Kleinspenden?
    Siehe g) Barkasse, Barkassenverwaltung, Bargeldeinzahlung.
  11. Einnahmen via Überweisung (z.B. für Verkäufe bei rebuy, momox etc.)
    Müssen an Pax-Bank-Konto der Pfarrei gehen mit Angabe der Kostenstelle und (in angegebenem) Verwendungszweck.
  12. Was ist mit eingenommenen Jahresgebühren (Onleihe libell-e)?
    Bareinnahme: siehe g) / Überweisung: siehe k)
  13. Was ist bei Großspenden?
    Sollten über das Pfarrbüro laufen, da Spendenquittungen nur von diesem ausgestellt werden dürfen.
  14. Was ist mit der Büchereikollekte vom Buchsonntag?
    Das Pfarrbüro vermerkt die Büchereikollekte als Einnahme auf KÖB-Kostenstelle.
  15. Was ist bei einem existierenden Förderverein für die KÖB?
    Bei einem Förderverein handelt es sich um einen eigenständigen Verein. Er agiert selbständig außerhalb der Kirchengemeinde. Er kann beispielsweise Gelder oder Sachspenden an die KÖB geben. Diese werden auf dem Pax-Bank-Konto der Pfarrei als Einnahme innerhalb der KÖB-Kostenstelle vermerkt. Gibt der Verein eine Sachspende, z.B. ein PC im Wert von 600,- Euro, werden die 600,- Euro auf der KÖB-Kostenstelle als Sachspendeneinnahme vermerkt.
  16. Müssen Lieferscheine an die ZBS geschickt werden?
    Nein. Lieferscheine müssen nicht an die ZBS geschickt werden, nur Rechnungen.
  17. Wie muss die Rechnungsanschrift der KÖB lauten?
    In der ersten Zeile muss die Kirchengemeinde (als Träger der KÖB) stehen. Ab der zweiten Zeile können dann die KÖB-Angaben folgen.
  18. Was ist wenn Rechnungen digital vorliegen?
    Es wäre möglich die Rechnung per Mail an die ZBS mit Angabe der Kostenstelle weiterzuleiten. Die ZBS sorgt dann für das Einholen der noch fehlenden Unterschriften des Pfarrers und eines weiteren KVR-Mitglieds. Hier müsste mit dem Pfarramt abgeklärt werden, ob dieses Vorgehen in der Kirchengemeinde erwünscht ist.
  19. Die Bücherei hat eine Mahnung wegen einer nicht bezahlten Rechnung erhalten – Was ist zu tun?
    Die KÖB leitet die Mahnung weiter an die ZBS. Diese kümmert sich um die weiteren Schritte
  20. Eine geplante Veranstaltung fällt aus, TN-Beiträge wurden per Überweisung eingenommen - Was ist mit Rückerstattung mittels Überweisung?
    Die KÖB leitet eine Liste der Personen mit Namen und Bankverbindung ans Pfarramt mit dem Vermerk der Rückerstattung des Betrages von jeweils (?) €. Dieser Auftrag wird von der ZBS dann umgesetzt. Die Rückerstattungen sind anschließend in der Kostenstelle der KÖB ersichtlich als Ausgabe.

    (Liste wird bei weiteren Informationen ergänzt)