Die Dekanatsversammlung hat die Aufträge und die Zusammensetzung der Institutionen
(Steuerungsgruppe/Dekanatsprojektteam/Themengruppen) auf dem Pastoralen Weg beschlossen.
Sie hatte die Aufgabe, die Zwischen- und Endergebnisse der Beratungen aufzunehmen, zu diskutieren und zu verabschieden.
Die Mitglieder der Dekanatsversammlung arbeiteten in den verschiedenen Ebenen des PW aktiv mit und informierten sich durch die Protokolle vom jeweiligen Stand der Beratung. Die Dekanatsversammlung verabschiedete das Pastorale Konzept des Dekanates. Das Konzept wurde gültig und verbindlich verabschiedet mit einer Mehrheit 74% der Stimmen.
Folgende Sitzungen der Dekanatsversammlung waren in dieser Phase geplant:

 Zwischenbericht von den TG 1-6; Ggfls. Modifikation der Aufträge an die TG (März 2021)

 1./2. Lesung des Konzeptes, Verabschiedung (September 2021/November 2021)

Anträge an die Dekanatsversammlungen konnten von Mitgliedern des Gremiums über die Dekanatsleitung, die beiden Kammern des Dekanatsrates, die Steuerungsgruppe oder über das Dekanatsprojektteam gestellt werden. Sie bedurften der Schriftform und mussten spätestens zwei Wochen vor der Versammlung vorliegen. Anschließend wurden sie mit der Einladung verschickt.
Die Leitung der Dekanatsversammlung hatte die Dekanatsleitung.

In der ersten Phase des Prozesses hatte die Dekanatsversammlung mit den beiden Kammern des Dekanatsrates (strategisch und operativ) folgende Aufgaben:

• sie beschlossen die Zusammensetzung des Dekanatsprojektteams
• sie beschlossen die Einrichtung von Themengruppen
• sie erteilten Aufträge an die Themengruppen

Die Dekanatsversammlung vom 17. September 2019 war ein wichtiger Meilenstein auf dem Pastoralen Weg.

80 Delegierte aus allen Gemeinden und Kategorialen Einrichtungen des Dekanates berieten über die Vorlagen von Steuerungsgruppe und Dekanatsprojektteam und beschlossen miteinander die Zeitstruktur unseres Weges und die Einrichtung von vier Themengruppen. Die Hoffnung der Dekanatsversammlung ist, dass sich für diese Themengruppen jetzt über das Internet (Themengruppen), per E-Mail (dekanatsbuero@kath-dekanat-darmstadt.de) und per Telefon möglichst viele Menschen anmelden, um sich an diesem Weg und den Beratungen dazu beteiligen.

Die Steuerungsgruppe verantwortete den Prozess gegenüber dem Bistum. Sie sicherte den Ablauf des Prozesses. Sie diskutierte den Beratungsstand und passte ggfls. die Abläufe an. Die Steuerungsgruppe arbeitete die Beschlussvorlagen für Dekanatsversammlung/-rat auf. Sie war dem Prozess verpflichtet  und arbeitete nicht inhaltlich.
Die Leitung der Steuerungsgruppe hatte der Dekanatsreferent.

Zum Dekanatsprojektteam gehörten die Mitglieder des Dekanatsrates operativ:

• Dr. Christoph Klock, Dekan
• Pfr. Kai Hüsemann, Stellvertretender Dekan
• Patricia Buschbeck, Dekanatsratsvorsitzende
• Dr. Lutz Büttgenbach,  Dekanatsratsvorsitzender
• Bernd Lülsdorf, Dekanatsreferent (Ressort: Geschäftsführung, Ökumene, Öffentlichkeitsarbeit)
• Gisela Franzel (Ressort: Frauen, Ehrenamt)
• Dr. Sabine Gahler (Ressort: Bildung)
• Judith Weiler (HA-Mitarbeiterin Pastoraler Weg; Seelsorge 60+)
• Michael Lindner (Ressort: Jugend, Politische Interessensvertretung)
• Erika Ochs (Ressort: Senioren)
• Gudrun Schneider (Ressort: Sozialpastoral, Caritas)

Aus den pastoralen Einheiten des Dekanates waren delegiert:

• Dr. Regine Angert, St. Johannes der Täufer, Weiterstadt
• Stefanie Bohland, Pfarreienverbund Darmstadt-Eberstadt 
  Vertreter: Dr. Michael Augenstein, Pfarrgruppe Eberstadt
• Albert Fischer, St. Marien, Griesheim
• Stefan Herzog, Heilig Geist, Arheilgen
  Vertretende:
  Petra Koppenhöfer, St. Jakobus, Darmstadt Kranichstein
  Hartmut Tonn, St. Bonifatius, Messel
• Rebekka Messinesis, Pfarreienverbund Darmstadt-Innenstadt
• Luise Spiske, St. Bonifatius, Seeheim-Jugenheim / Bickenbach
• Maria Wielandt, Pfarrgruppe Darmstadt-Ost

In der Dekanatsratssitzung vom 2. April 2019 wurden folgende mögliche Themen für die Bearbeitung in den Themengruppen genannt:

• Finanzen
• Sonderstellung Dekanat Darmstadt
• Unterschiede Stadtpfarrei – Landpfarrei
• Kategorie – Parrochie
• Gemeinden anderer Muttersprachen
• Ehrenamt in den neuen Strukturen
• Leitung
• Verwaltung
• Kriterien für die Bildung der Pfarreien
• Sozialpastoral
• Sponsoring und Drittmittelaquise
• Aufgabenkatalog einer Pfarrei
• Aufgabenkatalog einer Gemeinde
• Verhältnisbestimmung Pfarrei – Gemeinde – Kirchort
• Was brauchen die Menschen, was bekommen Sie von uns
• Wie den Glauben vermitteln
• Ökumene
• Wo lässt sich teilen
• Jugend
• Senioren
• Junge Familien
• Kindertagesstätten
• …

Die Dekanatskonferenz vom 21. Mai 2019 ergänzt:

• Krankheit-Sterben-Trauer
• Einsamkeit
• Heilende, diakonische, netzwerkseelsorge…
• Wie soll zukünftig christliches Leben vollziehen (Vision)
• Betriebs- und Arbeitswelt
• Gottesdienstangebote

Die Konferenz der Sekretariatskräfte vom 5. Juni ergänzt:

• Das Pfarrbüro der Zukunft

Weitere Einzelnennungen:

• Geschlechtergerechtigkeit

Die Themen wurden ergänzt in der Konstituierenden Sitzung des Dekanatsprojektteams

• Kirchenmusik
• Kunst
• Kultur
• Bildung
• Neue Territoriale Strukturen
• Gebäudeerhaltung/-nutzung
• Psychische Belastung
• Identitätsverlust
• OEGZ
• Kategorie
• Gemeinden mit sozialen Brennpunkten
• Gefängnisse
• Krankenhäuser
• Schulen
• Alleinstehende
• Altenheime
• Gesellschaftliches Engagement
• Flüchtlingsunterkünfte
• Kirchort
• Kirche als Netzwerk