Der BVS-Praxistipp (17)

Eine Inventur wird üblicherweise durchgeführt um festzustellen, ob die im Katalog aufgeführten Medien auch tatsächlich vorhanden sind. Zeitgleich können begleitende Arbeiten umgesetzt werden wie beispielsweise das Reinigen der Regale und eine Prüfung des Medienzustands (Verschmutzung/Beschädigung, Rückenschild, ...). Auch eine inhaltliche Bestandsdurchsicht kann gleichzeitig erfolgen.

BVS ermöglicht die Inventur für Medien des eigenen Bestands, wie auch Buchblocks und Ergänzungsbestände. Voraussetzung ist, dass alle Medien ordnungsgemäß in BVS erfasst sind.

Die Inventurfunktionen (Abb. 1) können in der Medienliste unter Extras => Inventur... aufgerufen werden.

Grundsätzlich ist die Inventur auf zwei Arten und Weisen möglich: Per Barcode oder ganz klassisch mittels ausgedruckter Listen, die am Regal geprüft werden. Beide Verfahren werden im folgenden Artikel ausführlich beschrieben.

Die Inventur mittels Barcode ist eng in BVS integriert und ermöglicht Ihnen eine recht komfortable Inventur. Diese Art der Inventur wird über einen längeren Zeitraum durchgeführt. Da bei der Ausleihe und Rückgabe automatisch mit-inventarisiert wird, empfiehlt sich als Inventurzeitraum die doppelte Ausleihdauer zu wählen, um mögliche Verlängerungen, die sich mit dem Inventurzeitraum überlagern, ebenfalls zu erfassen. Falls Sie also eine Standard-Ausleihfrist von 28 Tagen nutzen, empfiehlt sich ein Inventurzeitraum von 56 Tagen, also acht Wochen. Sie sollten sich diesen Termin im Kalender vermerken, damit er nicht in Vergessenheit gerät.

Der konkrete Ablauf einer Barcode-Inventur sieht dann wie folgt aus:

1. Sie legen ein End-Datum Ihrer Inventur fest, zu der Sie den abschließenden Stand der Inventurliste prüfen wollen
2. In BVS wird die Inventur initialisiert
3. Alle in den Büchereiräumen vorhanden Medien werden einzeln eingescannt, möglichst am Stück (z.B. am Wochenende)
4. Bis zum Ende des Inventurzeitraumes protokolliert BVS sämtliche Rückgaben automatisch
5. Zum Ende des Inventurzeitraumes erstellen Sie die Inventurliste und erhalten dann einen Überblick aller Medien, die von BVS in diesem Zeitraum nicht "gesehen" worden sind.

Tipp: Ausgeliehen bedeutet nicht unbedingt auch vorhanden. Leser, die Medien lange nicht zurückbringen oder ohne Nachricht verziehen oder "abtauchen", bilden diesen Fall. Ausgeliehene Medien sind erst dann erfolgreich in der Inventur erfasst, wenn sie wieder "in die Hand genommen" werden können. Tritt das aus den genannten Fällen nie ein, gelten die beschriebenen Schritte zum Ende des Inventurzeitraums. 

Die Inventur kann natürlich auch nur für einzelne Mediengruppen durchgeführt werden, z.B. für Bilderbücher, weil sie durch ihre Aufstellung sonst nur schwer zu erfassen sind. Das Verfahren ist das gleiche, allerdings kann während dieser Inventur keine andere Inventur mehr initialisiert werden, weil sonst alle bereits erfassten Medien wieder auf "nicht erfasst" gesetzt würden.

BVS generiert nun im Laufe der Inventur zwei Listen. Im der Inventurfunktion finden Sie zum einen die von Inventur erfasste Medien... sowie die von Inventur nicht erfasste Medien. Außerdem Medien ohne Barcode.

Zu Beginn ist die Liste der nicht-erfassten Medien logischerweise sehr lang und die Liste der erfassten Medien sehr kurz. Zum Ende der Inventur haben sich hoffentlich beide Listen umgekehrt, sodass nur recht wenige Medien übrig bleiben, die nicht von BVS durch irgendeine Bewegung erfasst worden sind.

Medien mit einem +-Kennzeichen für Medien ohne Barcode werden in beiden Listen aufgeführt. Dies ist ein besonderer Hinweis auf die Medien, bei denen das Fehlen des Barcodes zu klären ist.

Zum Ende der Inventur ist dann vor allem die Liste der nicht-erfassten Medien interessant. Hier sollte der Verbleib der übrigen Medien geklärt werden. Hierbei sind unterschiedlichste Fälle denkbar:

• Medium tatsächlich nicht mehr vorhanden (Diebstahl, versehentlich weggeworfen...)
• Medium nicht als ausgesondert verbucht, aber tatsächlich bereits ausgesondert
• Medium als ausgesondert verbucht, aber tatsächlich noch vorhanden
• Medium nicht erfasst, aber als zugangsbereit ins Regal gestellt
• usw.

Für unauffindbare Medien gilt klar die Regel: Aussondern. Für Medien, die noch ausgeliehen sind: Prüfen Sie (behutsam) beim Leser, ob die Rückgabe lange versäumt wurde. Allerdings kann wohl bei lange zurückliegenden Ausleihen nicht mehr einwandfrei geklärt werden, ob der Verlust des Mediums durch Verschulden des Lesers (fehlende Rückgabe) oder durch die Bücherei (fehlendes Ausbuchen) erfolgte.

Bei einer Teil-Inventur (nur eine bestimmte Mediengruppe) müssen zum Druck der Liste natürlich im Auswahlfenster (wie im Folgenden bei "Inventur mit Listen") entsprechende Filter gesetzt werden. In diesem Fall sollten auch die ausgeliehenen und vorgemerkten Medien mit ausgedruckt werden, damit man auch bei diesen "Problemmedien" nachforschen kann.

Diesen und viele andere Tipps und Antworten auf so gut wie alle Fragen zur Arbeit mit BVS finden Sie im Online-Forum bibhelp.de.

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