Notwendige Dokumente zu den Themen Datenschutz, Benutzungsordnung & Co.

Auf dieser Seite finden Katholische Öffentliche Büchereien (KÖB) vorbereitete Mustervorlagen, die sie entsprechend anpassen können.

1. Anmeldeformular KÖB-Nutzerinnen mit Einverständniserklärung:

Die Nutzer/innen der KÖB müssen unterschreiben, dass sie die KÖB-Benutzungsordnung anerkennen. In der Downloadliste auf dieser Seite befindet sich ein bearbeitbares Musterformular, mit dem Büchereien sowohl die Leserdaten für die Lesererfassung erfragen, als auch die Unterschrift zur Anerkennung der Benutzungsordnung, Ja/Nein zur Ausleihhistorie, Ja/Nein zur BVS eOPAC-Nutzung etc. einholen können. Diese kann gerne verwendet werden. Nicht Zutreffendes ist von der jeweiligen Bücherei zu streichen oder ggf. anzupassen.
Hinweis: Büchereien, die zur Erfassung der Leserdaten ein gesondertes Formular verwenden oder die Daten ohne schriftlichen Zwischenschritt direkt in BVS erfassen, und nur ein Formular für die Unterschrift benötigen, können in der Vorlage die für die Adresse, Telefon und E-Mail vorgesehenen Zeilen löschen.
Die Formulare mit den Unterschriften sind in der Bücherei sicher aufzubewahren.

2. Verpflichtungserklärung Datenschutz KÖB-Mitarbeiter/innen:

In der Downloadliste auf dieser Seite befindet sich ein Muster einer Verpflichtungserklärung für die KÖB-Mitarbeiter/innen. Dieses ist von jedem/jeder auszufüllen und in der Bücherei im angelegten Datenschutzordner sicher aufzubewahren.
Es ist notwendig, dass jeder, der in der KÖB mit Daten zu tun bzw. Zugang zu diesen hat, schriftlich versichert, dass er/sie sorgsam mit den ihm/ihr anvertrauten Daten umgeht sowie das Kirchliche Datenschutzgesetz (KDG) anerkennt und beachtet.

3. Verzeichnis Verarbeitungstätigkeiten:

Das KDG schreibt in §31 ein Verzeichnis vor, in dem alle Vorgänge aufgelistet werden, bei denen personenbezogene Daten  verarbeitet werden. In einer Bücherei können das u.a. sein:
- Büchereiverwaltung (ob mit oder ohne EDV)
- der Betrieb eines Onlinekatalogs (z.B. BVS eOPAC)
- die Beteiligung an einem Onleiheverbund (z.B. libell-e)
- der Betrieb einer Internetseite
- ein Newsletter
- ...
In der Downloadliste auf dieser Seite befindet sich ein Musterdokument, das nach den jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden kann. Das Verzeichnis Verarbeitungstätigkeiten ist zu den Datenschutzunterlagen der KÖB zu heften.

4. Nachweis Technisch-Organisatorische Maßnahmen (TOM)

In diesem nach §26 KDG anzulegenden Übersicht werden alle Maßnahmen dokumentiert, die in der Bücherei zum Thema Datenschutz getroffen wurden.
Ein vorbereitetes Muster befindet sich in der Downloadliste auf dieser Seite. Wie alle Vorlagen kann es den jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden und Streichungen bzw. ergänzende Angaben vorgenommen werden.
Ebenso wie das Verzeichnis Verarbeitungstätigkeiten gehört dieser Nachweis zu den sogenannten internen Dokumentationspflichten. Er ist im Datenschutzordner der Bücherei abzulegen, um ihn auf Anfrage vorweisen zu können.

5. Benutzungsordnung

In der Downloadliste auf dieser Seite befindet sich eine Muster-Benutzungsordnung, die den jeweiligen Gegebenheiten entsprechend angepasst werden kann. Die Benutzungsordnung ist in der Bücherei auszuhängen bzw. jedem neuen Nutzer/ jeder neuen Nutzerin auszuhändigen. Eine veränderte Benutzungsordnung muss vom Träger formell beschlossen werden.

6. Anlage Datenschutz

In der Downloadliste auf dieser Seite befindet sich ein Musterdokument, dass den jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden kann. Die Anlage Datenschutz ist eine Ergänzung zur Benutzungsordnung und sollte an der Ausleihtheke bereitliegen, um bei Bedarf der unmittelbaren Informationspflicht nachkommen zu können.