Beim folgenden Text handelt es sich um einen Auszug aus "Bücherei : entdecken, verstehen, mitmachen – Ein Praxishandbuch" (Vollständig überarbeitete Neuausgabe 2020 der Originalausgabe von 2013), S. 134, 140-144.
https://www.buecherei-praxishandbuch.de/index.php?id=229

Für die Außendarstellung ist die Statistik, insbesondere in Form des Jahresberichtes, ein aussagekräftiges Element, um über die Arbeit des vergangenen Jahres zu berichten und den Blick auf Vorhaben des kommenden Jahres zu richten.

Der Jahresbericht vermittelt in ansprechendem Layout und in Form kurzer Texte, Tabellen, Grafiken und Fotos einen Eindruck vom Angebot der Bücherei und der Arbeit des Büchereiteams im zurückliegenden Jahr. Er dient als wichtiges Instrument der Öffentlichkeits- und Lobbyarbeit. Ausgehend von der Büchereistatistik werden im Jahresbericht auch Veränderungen und Trends anschaulich dargestellt, die im kommenden Jahr die Arbeit des Büchereiteams begleiten werden. Denn jede Auswertung statistischer Daten ermöglicht eine Erfolgskontrolle und hilft dabei die eigene Arbeit zu optimieren.

1. Zielgruppen der Statistik/des Jahresberichtes

• Mitarbeiterinnen der Bücherei
• Benutzerinnen
• Träger (Kirchenvorstand, Verwaltungsrat )
• Politiker und andere Entscheidungsträger
• Kommune und Kulturamt
• Bistum, Fachstelle, Borromäusverein Sankt Michaelsbund
• Vertreter von Land und Kreis
• Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS)
• Deutscher Bibliotheksverband V. (dbv)
• Partner (Schule, Kindertagesstätte, Erwachsenenbildung)
• Sponsoren
• Freundeskreis, Förderverein
• Presse, Social Media
• Potenzielle Benutzerinnen

2. Anwendungsmöglichkeiten der Statistik/des Jahresberichtes

Innenwirksam:

• Motivation des Teams
• Hervorhebung der eigenen Arbeit des letzten Jahres
• Ideenfindung und Konzeptarbeit
• Bewusstsein für neue Themen, Trends und Benutzerbedürfnisse schärfen
• Gelegenheit zum Nachdenken (beispielweise über das zukünftige Angebot)
• Gegenseitige Anerkennung im Team

Außenwirksam:

• Bestandsmanagement (Auf- und Abbau)
• Leistungsnachweis, Rechenschaftsbericht für Träger und Zuschussgeber (Kirchengemeinde, politische Gemeinde, Diözese)
• Grundlage zur Ermittlung der Bibliothekstantieme für die Verwertungsgesellschaft VG Wort
• Erfolgskontrolle
• Mehrjahresvergleich
• Etat- oder Personalverhandlungen
• Verbesserung der räumlichen Situation
• Sponsorensuche
• Bistums-, Kreis-, Landes- und Projektzuschüsse
• Hilfsmittel für weitere Analysen und Planungen
• Öffentlichkeitsarbeit (Pressebericht)
• Werbemittel
• Bewerbung für eine bibliothekarische Auszeichnung (Bibliothekspreis, ...)

3. Anfertigen eines Jahresberichtes

Büchereien können den Jahresbericht als Mittel der Kommunikation nutzen, um ihre Leistung für die Öffentlichkeit transparenter zu machen. Der Bericht soll auch Argumente im Interesse der Bücherei öffentlichkeitswirksam präsentieren. Er bietet eine gute Möglichkeit, die Arbeit des vergangenen Jahres in ansprechender Form vorzustellen.

Im Gegensatz zu den nüchternen Zahlen des Statistikformulars soll der Jahresbericht diese Daten nachvollziehbar darstellen und im Sinne der Bücherei bewerten. Zahlenmaterial in Form von Diagrammen, Grafiken und Tabellen wird durch Texte kommentiert und anschaulich aufbereitet. Der Bericht informiert über die Aktivitäten der Bücherei und vermittelt zugleich Ideen und Pläne für die Zukunft.

Funktionen eines Jahresberichtes

Ein Jahresbericht dient als Rechenschaftsbericht gegenüber den Rechts- und Entscheidungsträgern. Zugleich kann er auch für die Öffentlichkeits- und Lobbyarbeit verwendet werden. In der Pressearbeit der Bücherei gibt er Journalisten zudem fundierte Zahlen an die Hand für deren Berichtserstattung.

Folgende Funktionen kann ein Jahresbericht in sich vereinen:

• Informieren: klar, verständlich und benutzerfreundlich
• Überzeugen: logisch plausibel und stringent, glaubwürdig und kompetent
• Netzwerken: Beziehungen pflegen
• Sichtbar machen: das Selbstbild der Bücherei kommunizieren
• Unterhalten: ihrer Zielgruppe Lesevergnügen bereiten

Vorbereitung des Jahresberichtes

Vorbereitend die relevanten Informationen im Gespräch mit dem Team zusammentragen – eine fortlaufende Dokumentation (Fotos, Presseberichte) und Archivierung der Aktionen in der Bücherei bietet eine erste Grundlage für die Inhalte eines Jahresberichtes. Die folgenden Fragen helfen dabei, über Form und Erstellung des Jahresberichtes zu entscheiden:

• Für wen?  –  Adressat/en festlegen
• Warum?  –  Ziele definieren
• Was?  –  Inhalte, Zahlenmaterial, Fotos und Bilder auswählen
• Wie?  –  Layout gestalten (gegebenenfalls mit professioneller Hilfe)
• Wo?  –  Präsentationsform überlegen (beispielsweise Pfarrgemeinderatssitzung)
• Wann?  –  Geeigneten Zeitpunkt auswählen, beispielsweise am Jahresanfang
• Wer?  –  Bearbeiterin festlegen + das Team mit ins Boot holen, um gemeinsame Ziele festzulegen

Inhalte eines Jahresberichtes können sein:

- Informationen zu Angeboten und (Dienst)-Leistungen der Bücherei

• Bestandsschwerpunkte und Medientrends
• Arbeitsschwerpunkte der Bücherei
• Veranstaltungen, Aktionen, Projekte, Jubiläen, Auszeichnungen
• Kooperationspartner und Tätigkeiten
• Neue Entwicklungen, beispielsweise Bau- und Renovierungsmaßnahmen, IT-Ausstattung

- Statistisches Material

• Wichtige Zahlen aus der Jahresstatistik bzw. DBS und anderen Quellen
• Finanzmittel, Spenden und Sponsorengelder
• Vergleich zum Vorjahr beziehungsweise mit den Vorjahren
• Begründung für positive Entwicklungen beziehungsweise negative Tendenzen

- Personal und Arbeitszeit

• Mitarbeiterinnen, Team, Zusammenarbeit
• Verabschiedungen, neue Mitarbeiterinnen
• Fort- und Weiterbildungen
• Öffnungsstunden und Sonntagsöffnungszeit, sofern vorhanden

- Dank

• Dankeschön an Geldgeber, Partner, Sponsoren, Förderer, Team, Leser/innen
• Eventuell Verwendung der Gelder mit Beispielen
• Wertschätzung des Büchereiteams

- Ausblick

• Jahresplanung für das kommende Jahr: Ziele formulieren, Projekte, Aktionen

Aufbau des Jahresberichtes:

- Titelblatt und eventuell Inhaltsverzeichnis

• Überschrift, eventuell ein Motto oder Zitat
• Bücherei, Adressangaben, Logo
• Foto eines besonderen Ereignisses, von der Bücherei oder dem Team (Copyright beachten)

- Leitbild/Profil

• Ziele der Bücherei, beispielsweise Bücherei als Treffpunkt oder Ort der Leseförderung
• Stärken der Bücherei benennen

- Veranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit

• Aufzählung wichtiger Ereignisse bzw. Nennen der Anzahl
• Ausformulierung mit kurzer Beschreibung und Besucherreaktion
• Auszug aus einem Pressebericht

- Statistische Daten (Entwicklungen, Vergleiche, Bezugsgrößen)

• Präsentation in Tabellenform, Grafiken und Diagrammen
  
  Im Jahresbericht sollen die aktuellen Zahlen anschaulich und aussagekräftig dargestellt werden. Je nach eingesetztem EDV-Programm können ermittelte statistische Daten auch grafisch oder als Tabelle aufbereitet ausgegeben, weiterverarbeitet und in den Jahresbericht eingebunden werden.

• Ergebnisse erläutern und interpretieren
• Zusammenhänge herstellen, Schlüsse ziehen, Trends ableiten
• Mehrjahresvergleiche

- Team/Öffnungszeiten

- Fotos von Veranstaltungen

- Dank

- Perspektive und künftige Schwerpunkte

Layout eines Jahresberichtes:

Umfang

• ca. 1–10 Seiten

Publikationsform

• Je nach finanziellen Möglichkeiten gehen vom Flyer, DIN A5-Handzettel, DIN A4-Kurzportrait bis hin zu einem Heft oder einer Broschüre alle Formate
• Farbige Printausgabe durch eine Druckerei andenken

Gliederung, Format, Gestaltungselemente

• Klare, übersichtliche Gliederung
• Seitennummerierung
• Kopf- und Fußzeile
• Titelblatt, Impressum, Inhaltsverzeichnis (Schwerpunkte setzen)
• Überschriften und Wichtiges hervorheben
• Gezielter Einsatz von Grafiken, Tabellen und Bildern
• Bücherei-Logo verwenden

Einfache Regeln

• Fachsprache vermeiden
• Positive Selbstdarstellung – positive Fremdwahrnehmung
• Kurz und prägnant formulieren
• Eine Schriftart verwenden, gerne verschiedene Schriftgrößen

Fotos

• Aussagekräftiges Motiv
• Hohe Qualität
• Fotos müssen zum Text passen
• Immer mit Bildunterschrift
• Bildrechte klären oder lizenzfreie Fotos aus Bilddatenbanken verwenden

Beispiele - Jahresberichte von KÖBs:

• KÖB St. Joseph Alzey 2023
• KÖB im Haus St. Gallus Aley-Weinheim 2022
• KÖB St. Bartholomäus Biblis 2022
• KÖB St. Michael Bürstadt 2022
• KÖB St. Maria Magdalena Dorn-Assenheim 2022
• KÖB Bücherscheune Fürth 2022
• KÖB Sankt Ulrichs Lesekapelle Geinsheim 2022
• KÖB Mariae Heimsuchung Mainz-Laubenheim 2022
• KÖB Lesespaß Michelstadt 2022
• KÖB St. Bartholomäus Saulheim 2023
• KÖB St. Philippus und Jakobus Sulzheim 2023
• KÖB Herz Jesu Weiher 2022
• Bücherei im Bonihaus Wörrstadt 2022

Nutzen Sie kostenfreie Bilddatenbanken im Internet

Als Aufmacher für den Jahresbericht eignet sich professionelles Bildmaterial. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht von Bilddatenbanken für kostenlose Fotos, aus deren Fundus Sie Fotos für redaktionelle (und mitunter auch für kommerzielle) Zwecke frei verwenden dürfen. Werfen Sie trotzdem immer einen Blick in die Lizenzbestimmungen. Es kann vorkommen, dass Portale ihre Nutzungsbedingungen ändern und Bilder beispielsweise nicht mehr freigegeben sind.

Bilddatenbanken sind unter anderem

• pfarrbriefservice.de
• unsplash.com
• freephotos.cc
• pexels.com
• gratisography.com
• reshot.com
• kaboompics.com

Für Büchereien im Bereich des Borromäusverein e.V. bietet das kostenfreie Programm catShop zusätzlich diverse Gestaltungsmöglichkeiten und Vorlagen für die Öffentlichkeitsarbeit an.

Der vielfältige Nutzen eines Jahresberichtes ist die Arbeit wert: Reflexion, Rechtfertigung, Dank sowie die Möglichkeit ins Gespräch zu kommen sind Chancen, die der Jahresbericht einer Bücherei eröffnet. Es lohnt sich, diese Möglichkeit der Öffentlichkeitsarbeit zu nutzen. Ist der Anfang mit dem ersten Bericht und sämtlichen Grundüberlegungen einmal gemacht, wird der Aufwand für die folgenden Jahre weniger.

Weitere Tipps und Infos rund um den Jahresbericht finden Sie in der BiblioTheke, Heft 03/2019, Seiten 4 - 7 sowie im Heft 03/2021, Seiten 8 - 11.