Mini-Plan erstellen... aber wie?!?

Du sollst den Mini-Plan machen, hast aber keine Ahnung wie oder hättest gerne Tipps? Hier haben wir mal die Erfahrungen aus dem Bistum und unserem Netzwerk der Bistümer im Südwesten Deutschlands für euch zusammengefasst:

• Grundsätzliche Überlegung: Besprecht in eurem Leitungsteam und auch mit den Hauptamtlichen, was in eurem Fall ggf. gute Möglichkeiten der Planerstellung sind. Fragt auch eure Minis, welches System für sie (bzw. die Eltern als "Wächter:innen" der Einteilung) geeignet wäre.
• Testphase erlaubt! Wenn ihr eine Umstellung in eurem System der Erstellung habt, ist es okay, dieses System mal einen gewissen Zeitraum auszuprobieren und es nach der Reflexion auch wieder abzuschießen. Wichtig ist aber, dass eure Minis und die Eltern die Testphase kennen und auch die Offenheit und Möglichkeiten für Rückmeldungen. Gerade in größer werdenden Räumen macht es Sinn, gemeinsam zu überlegen und eben zu testen.
• Datenschutz: Bitte beachtet bei den Systemen, die ihr nutzt den Datenschutz. Die Programme, Cloudlösungen und Systeme müssen dem Kirchlichen Datenschutzgesetz nach der europäischen DSGVO entsprechen.
• Nicht jedes System ist für jede Gemeinde / Pfarrei geeignet! Bei den hier gesammelten Tipps und Best-Practice müsst ihr schauen, was auch gut für euch passt. Bei kleinen Gruppen kann es sein, dass die Oldschool-Variante mit dem Treffen oder auf Zuruf und einem Word-Dokument noch die richtige Lösung ist. Je größer die Mini-Gruppe und je höher die Anzahl der Kirchen, desto mehr Erleichterung bringen Automatisierungen und Softwarelösungen.
• Mini-Plan erstellen macht Arbeit: Egal ob händiges erstellen oder Softwaretool - immer müssen die Daten eingepflegt werden, geschaut werden, was inzwischen wer dienen kann und wie er:sie eingeteilt werden soll. Auch wann wer (grundsätzlich) nicht kann oder eben gezielt eingeteilt werden möchte. Es braucht Fleiß und eine gewisse Begeisterung für dieses Engagement in der Mini-Arbeit.

• Treffen und Quatschen: Eine eher traditionellere, aber sehr kommunikative Form ist das Treffen aller Minis z. B. alle zwei oder drei Monate. Dort werden dann zunächst die Termine aufgerufen und die Minis melden sich, wann sie (gemeinsam) dienen möchten. Diese Infos werden dann gleich in den Laptop getippt und verschickt. Nach dem Plan erstellen kann man dann auch noch was schönes gemeinsam unternehmen, einen Spielenachmittag/-abend machen o. ä. Wichtig dabei ist, dass ihr rechtzeitig vom Pfarrbüro die Liste der Gottesdienste + den Besonderheiten und Wünsche für die Dienste habt.
• "Quenya" (Haneke Software): Dies ist eine komplette Online-Softwarelösung, die aber mit Kosten verbunden ist. Es gibt eine kostenlose Testversion und eine Online-Schulung, wie man sie verwenden kann. > https://haneke.de/kirche-gemeinde/ministranten/ 
• "DEIN ONLINE MESSDIENERPLAN" (Homepage): Diese Homepage bietet eine online-Option für euren Mini-Plan an. Auch diese Version kostet zwischen 30 (Basis), 70 (Mailing) und 220 Euro (Pro) im Jahr mit unterschiedlichem Leistungsumfang. Hier müsstet ihr dann schauen, was ihr konkret vor Ort braucht. Laut Homepage ist es ein Produkt von Minis für Minis. > https://www.messdiener-plan.de/ 
• Excel-Variante: Ein Mini hat mal eine Anleitung geschrieben für Excel. Dort kann man vieles "programmieren" bzw. eben Felder mit Funktionen hinterlegen, die dann konkret die Arbeit der Erstellung vereinfachen. Das Dokument kann man auf der Seite unten (etwas versteckt) herunterladen. Bei Office 365 werden die Daten allerdings in die Cloud geladen, die nicht in Deutschland steht - daher ist hier der Datenschutz nicht gewährleistet. > https://docplayer.org/13027397-Wie-erstelle-ich-schneller-einen-messdienerplan.html 
• Google-Drive, Doodle, Microsoft Teams, Dropbox: Diese Plattformen bieten verschiedene Tabellenmöglichekeiten. Allerdings ist hier - wenn man keinen eigenen Datenverarbeitungsvertrag mit der Firma hat - der Datenschutz nach DSGVO bzw. dem KDG nicht egwährleistet. Die Server der Telekom (MagentaCloud) oder 1und1 (gmx, web.de, Ionos) sind in Deutschland, bieten also auch den Standard der DSGVO. Diese gingen daher.
• Ganz "Oldschool" in Word: "Früher" hat man in Word eine Tabelle gemacht und alles händig eingetragen... Die Eltern oder die Minis selbst haben einem (hoffentlich) geschrieben, wann er:sie kann oder eben nicht. Das alles wird dann nach Gefühl und möglichst fair auf die Dienste aufgeteilt. Das geht natürlich auch heute noch, ist aber aufwendig.

Das Bistum Köln hat mal viele der (online-)Tools zum Planerstellen auf Herz und Nieren geprüft. Hier ist der Link zur Kölner Mini-Seite.

Bei der Tabelle könnt ihr euch dort nach unten scrollen und schauen, was eine gute Lösung für euch wäre. Für den Inhalt und die Aktualität der Liste übernehmen wir keine Garantie.