Tipp des Monats: :Hausgeist August lebt!

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

neulich wollte ich mir bei einer Begehung einen Bürotrakt ansehen. „Das interessiert den Datenschutz nicht mehr, die Büroflächen werden verkleinert und sind weitgehend leer."

Doch da wurde ich als Datenschutzbeauftragter hellhörig!  Ich wollte die „weitgehend leere" Bürofläche mal sehen. Unter „weitgehend leer" verstand man: keine Schreibtische mehr da. Jedoch Schränke und Schreibtischcontainer. Die meisten davon leer.

Ich öffnete einen Schreibtischcontainer, und siehe da, dieser war nicht leer. In der untersten Schublade fand ich einen Mitarbeiterausweis, den Chip zum Zutritt ins Gebäude und Großraumbüro, ein Notizbuch u.a. mit Passwörtern und Mailadressen, einige verschlossene Briefe und einen Schlüssel. Alles ausgestellt auf August Huhuhh (der Name ist natürlich erfunden).

Um es kurz zu machen: Alle ID-Mittel waren intakt, und auch die Zugänge zu den Accounts wurden getestet - alles funktionierte. Als wäre August Huhuhh gerade erst vom nicht mehr vorhandenen Arbeitsplatz aufgestanden.

August Huhuhh war allerdings kurz vor der Büroflächenverkleinerung ausgeschieden. Also vor rund zwölf Wochen. Warum keiner die Zutrittsmittel vermisste? Und warum auch der Zugang zum System noch möglich war? Überall Schulterzucken. Eigentlich gab es einen definierten Prozess für Austritte - der hier nicht angewendet wurde. Was offenbar niemanden aufgefallen war.
Die Erklärungsversuche waren vielfältig, die meisten drehten sich um das Durcheinander bei der Büroflächenverkleinerung. 

Soweit aus dem fiktiven Leben eines Datenschutzbeauftragten! Tipp an alle Verantwortlichen und Mitarbeitenden: Die Sorgfaltspflicht endet erst, wenn Räume abschließend begangen und freigegeben sind. „Weitgehend leer" kann nicht nur für Datenschutzbeauftragte interessante Erkenntnisse liefern. Passen Sie bitte auf, dass auch nach erfolgten Büroflächenverkleinerungen keine Hausgeister aktiv sind!

Und Achtung gerade im Zuge des Pastoralen Weges, in dem neue Standorte für Büros gesucht werden und ehemalige Standorte oder Archive aufgegeben werden! Kümmern Sie sich nicht nur um die Büros, sondern auch um die Keller und Speicher, gerne bleiben da mal Ordner und Akten mit personenbezogenen Daten stehen. Aber auch im Ordinariat stehen des Öfteren Umzüge und Veränderungen an. Ein abschließender Rundgang mit der Durchsicht der Möbel und Räume hilft.

Noch Fragen? Das Team der betrieblichen Datenschutzstelle hilft Ihnen gerne weiter und wünscht gesegnete und erholsame Urlaubstage!