Tipp des Monats: :„Mail ge“sicher“t versenden

Sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten in E-Mails – So schützen Sie sensible Informationen richtig

In Zeiten steigender Cyberbedrohungen und strenger Datenschutzvorgaben ist es unerlässlich, personenbezogene Daten sicher zu übermitteln. Eine häufige Schwachstelle stellt der unverschlüsselte Versand sensibler Informationen per E-Mail dar. Um Datenschutzverletzungen zu vermeiden, sollten solche Daten nur passwortgeschützt übertragen werden.

Warum ist die Verschlüsselung wichtig?

E-Mails sind grundsätzlich nicht vor unbefugtem Zugriff geschützt, insbesondere, wenn sie über unsichere Netzwerke gesendet werden. Das bedeutet, dass vertrauliche Informationen abgefangen oder von Dritten eingesehen werden könnten. Die Verschlüsselung von Anhängen durch Passwortschutz reduziert dieses Risiko erheblich und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen auf die Inhalte zugreifen können.

Beim Mailverkehr zwischen diesen Domains (Mailadressen) sind die Daten geschützt und müssen nicht zusätzlich passwortgeschützt werden:

@bistum-mainz.de
@unikathe.de
@caritas-bistum-mainz.de
@offizialat-mz-lm.de

Das Bischöfliche Ordinariat stellt auf seiner Intranet-Seite ein Tool für den Sicheren Dateitransfer zur Verfügung (Dateitransfer). Alternativ gibt es auch die Möglichkeit Dateien in Word oder Excel mit einem Passwort zu schützen.

So speichern Sie Dateien in Word und Excel passwortgeschützt:

Damit personenbezogene Daten sicher bleiben, sollten Dokumente bereits beim Abspeichern geschützt werden:

Schritte in Microsoft Word & Excel:

1. Öffnen Sie die Datei, die geschützt werden soll.
2. Gehen Sie auf Datei > Informationen.
3. Wählen Sie Dokument schützen (Word) bzw. Arbeitsmappe schützen (Excel).
4. Klicken Sie auf Mit Kennwort verschlüsseln.
5. Geben Sie ein sicheres Passwort ein und bestätigen Sie es.
6. Speichern Sie die Datei erneut ab.

Richtiger Versand per E-Mail:

Beim Versand passwortgeschützter Dateien sollte die Hauptnachricht keinen direkten Hinweis auf das Passwort enthalten. Es ist empfehlenswert, das Passwort in einer separaten E-Mail an den Empfänger zu übermitteln.

Wenn Sie eine Datei mit personenbezogenen Daten versenden, kann in der E-Mail folgender Hinweis enthalten sein:

Betreff: Betreff der Mail

Text: Sehr geehrte(r) Frau/Herr,

anbei erhalten Sie die passwortgeschützte Datei. Das Passwort wird Ihnen in einer separaten E-Mail übermittelt. Bitte bewahren Sie es sicher auf und geben es nicht an unbefugte Dritte weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Ergänzende Sicherheitsmaßnahmen

Je nach Empfänger kann es erforderlich sein, ein einheitliches Passwort für jeglichen E-Mail-Verkehr zu verwenden. In solchen Fällen sollte die sichere Handhabung und Weitergabe des Passworts klar geregelt sein, um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Wichtige zusätzliche Sicherheitstipps:

• Verwenden Sie sichere Passwörter (mindestens 12 Zeichen mit Zahlen, Sonderzeichen und Buchstaben)
• Speichern Sie Passwörter nicht direkt in der gleichen E-Mail oder Datei
• Falls möglich, nutzen Sie professionelle Verschlüsselungssoftware für besonders sensible Daten
• Prüfen Sie vor dem Versand die Empfängeradresse, um versehentliche Fehlversendungen zu vermeiden
• Löschen Sie unverschlüsselte Kopien sensibler Dateien nach Gebrauch

Mails an mehrere Empfänger versenden

Achten Sie darauf, beim Versenden einer Mail an mehrere Empfänger diese in das Feld „BCC“ zu setzen, um eine Datenschutzverletzung zu vermeiden.

Fazit: Der Schutz personenbezogener Daten ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern ein Zeichen für verantwortungsbewusstes Handeln. Durch die Kombination von Passwortschutz und sicherem E-Mail-Versand können Sie Risiken minimieren und den Datenschutz effektiv gewährleisten.

Noch Fragen? Das Team der betrieblichen Datenschutzstelle hilft Ihnen gerne weiter!