Tipp des Monats: :Wenn vermeintlich sicher gelagertes Altpapier plötzlich eigene Wege geht

Eigentlich läuft alles nach einem klaren Muster:

Altpapier wird im Büro oder in der Verwaltung gesammelt. Später bringt die Reinigungskraft die Unterlagen zum Papiercontainer im Hof oder Keller — und dort steht er dann. Praktisch. Zugänglich. Für alle.

Und irgendwo im Hinterkopf entsteht schnell der beruhigende Gedanke:
„Ach, das interessiert doch später sowieso niemanden mehr.“
Personenbezogene Daten? Wird schon passen…

Doch was passiert eigentlich mit Unterlagen auf denen personenbezogene Daten stehen?

Namen, Adressen, Meldedaten, Gesprächsprotokolle oder sogar Urkunden landen nicht selten gemeinsam mit gewöhnlichem Papier im Container. Schließlich ist die Reinigungskraft ja auf Datenschutz verpflichtet. Also alles sicher — oder?

Nun ja…
Niemand hat mit Kollegen Bösmann gerechnet

Kollege Bösmann ist verärgert. Er ist überzeugt, dass Herr Sammelwütig ihn beim Vorgesetzten angeschwärzt hat. Und Bösmann weiß zufällig auch ganz genau, wo das Altpapier landet. Also öffnet er unbeobachtet den Container und zieht einige Blätter heraus.

Namen.
Adressen.
Urkunden.
Protokolle.
Meldedaten.

Alles bestens lesbar.

Ein paar Fotos mit dem Smartphone später beginnt eine Geschichte, die niemand im Büro auf dem Schirm hatte.

Vom Altpapier zur Datenschutzpanne

Wenige Wochen später meldet sich plötzlich die Aufsichtsbehörde beim Datenschutzbeauftragten.
In der Zeitung erscheint ein Artikel über „schlampigen Datenschutz“.
Und im Internet tauchen anonymisierte Dokumente als angeblicher Beleg auf.

Im Büro herrscht Ratlosigkeit: „Wie konnten die Unterlagen nach draußen gelangen?“

Die Antwort ist oft erstaunlich simpel: Weil vertrauliche Dokumente behandelt wurden wie gewöhnliches Altpapier.

Die gute Nachricht: Datenschutz muss weder kompliziert noch teuer sein

Datenschutzkonforme Vernichtung funktioniert einfacher, als viele denken:

• Datenschutzpapier getrennt sammeln
• abschließbare Sicherheitsbehälter verwenden
• Vernichtung nach DIN 66399 durch zertifizierte Dienstleister
• oder geeignete Aktenvernichter direkt in den Bürobereichen einsetzen (Empfehlung: mind. Sicherheitsstufe 4)

Normales Papier kann weiterhin ganz gewöhnlich entsorgt werden.

Fazit mit einem kleinen Warnlächeln

Oft braucht es keine Hacker, keine Spione und keine aufwendigen Angriffe. Manchmal reicht schon eine verärgerte Person mit einem Smartphone, um aus „Interessiert doch keinen …“ einen meldepflichtigen Datenschutzvorfall zu machen.

Noch Fragen? Das Team der betrieblichen Datenschutzstelle hilft Ihnen gerne weiter!