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Stabsstelle Revision

„Wir heben Schätze“

Herzlich willkommen auf der Seite der Stabsstelle Revision im Bistum Mainz. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zu unseren Aufgaben, unserem Team und den Arbeitsprozessen sowie hilfreiche Dokumente für die Zusammenarbeit mit uns.

Über uns

Die Stabsstelle Revision ist direkt dem Generalvikar zugeordnet und führt unabhängige sowie objektive Prüfungen und Beratungen im Bistum Mainz durch. Unsere Aufgabe ist es, interne Abläufe und Prozesse systematisch zu analysieren und zu bewerten, um deren Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit sicherzustellen, bestehende Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu empfehlen.

Dabei orientieren wir uns an der Kirchlichen Corporate Governance des VDD sowie den internationalen Standards des Institute of Internal Auditors (IIA).

Durch ihre Arbeit leistet die Stabsstelle Revision einen wesentlichen Beitrag zur Stärkung der Transparenz, zur Förderung einer verantwortungsvollen Ressourcenverwendung sowie zur kontinuierlichen Verbesserung der internen Steuerungs- und Kontrollsysteme im Bistum Mainz.

 

3linien Modell

Leistungen und Aufgabenbereiche der Stabsstelle Revision

Unser Aufgabenbereich umfasst:

Prüfungsaufträge - Systematische Überprüfung von Prozessen, Finanzen und Kontrollmechanismen, um Risiken frühzeitig zu identifizieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Beratungsaufträge - Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen, der Einführung von Best Practices und der Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominimierung.

Unsere Arbeitsweise

Unser Handeln basiert auf dem kanonischen Recht aller Bistümer (CIC) sowie dem 3-Linien-Modell des IIA, das klare Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation definiert.

Team

Wir verstehen uns als Partner auf Augenhöhe und begleiten Veränderungsprozesse konstruktiv und lösungsorientiert. Unsere Arbeit folgt klar definierten Prozessen, die im  Q.Wiki (Link) dokumentiert sind.

Unser Team besteht aus erfahrenen Fachkräften mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Hier finden Sie die Kontaktdaten und Zuständigkeiten unserer Mitarbeitenden, damit Sie stets die passende Ansprechperson erreichen.

Besucheranschrift

Stabsstelle Revision
Maria-Ward-Str. 12                         

55116 Mainz   

Postadresse

Bistum Mainz KdÖR
Bischöfliches Ordinariat Mainz
Postfach 1560

55005 Mainz

Leitung der Stabsstelle Revision

Kerstin Lux

Maria-Ward-Str. 12
55116 Mainz
06131 253 -144

Stellv. Leitung der Stabsstelle Revision

Elmar Frey

Maria-Ward-Str. 12
55116 Mainz
06131 253 -150

Assistenz und Sekretariat

Yvonne Beyer

Maria-Ward-Str. 12
55116 Mainz
Telefon:06131 253-145
E-Mail:

Funktions-E-Mail der Stabsstelle Revision

Stabsstelle-Revision@bistum-mainz.de

Referat 1 - Innenrevision

zuständig für:

  • Überprüfung und Bewertung der Einhaltung kirchlicher und gesetzlicher Vorschriften
  • Prüfung und Bewertung der Prozesse im Bischöflichen Ordinariat, seiner Einrichtungen und Außenstellen
  • Beratung zur Prozessoptimierung
  • Jahresabschlussprüfungen von Stiftungen
  • Jahresabschlussprüfungen von Vereinen

Ansprechpersonen Revisoren

Christoph Dörschug

06131 253-149

Joey Betschart

Telefon:06131/ 253-146
E-Mail:

Referat 2 - Revision in den Kirchengemeinden

zuständig für:

  • Überprüfung und Bewertung der Einhaltung kirchlicher und gesetzlicher Vorschriften
  • Prüfung der Mittelverwendung gemäß Kirchenrecht und HGB
  • Vorvisitation
  • Unterstützende Tätigkeiten für die Pfarramtsübergabe
  • Unterstützende Tätigkeiten für die Pfarreineugründungen
  • Unterstützende Tätigkeiten für den Übergang der Kitas an Unikathe

Ansprechpersonen

Leitung Referat 2

Elmar Frey

Telefon:06131 253 -150
E-Mail:

Revisor:innen

Monika Dörschug

Telefon:06131 253-152

Barbara Fuhrmann

Telefon:06131 253-151

Christian Henn

Telefon:06131 253-147

Therese Thomas

Telefon: 06131 253-153

Referat 3 - Baurevision, Bausonderrechnungen

zuständig für:

  • Überprüfung und Bewertung der Einhaltung kirchlicher und gesetzlicher Vorschriften
  • Nachträgliche sowie baubegleitende Prüfung und Bewertung von Planung, Durchführung und Abrechnung von Bauprojekten
  • Bewertung der Wirtschaftlichkeit und Transparenz von Bauprojekten
  • Unterstützung bei Risikominimierung und Qualitätssicherung

Ansprechperson

Matthias Weßler

Telefon:06131 253-148
E-Mail:

FAQ's Stabsstelle Revision

Die Stabsstelle Revision im Bistum Mainz übernimmt unabhängige Prüfungs- und Beratungsaufträge mit dem Ziel, Transparenz, Ordnungsmäßigkeit und Effizienz innerhalb der Organisation zu fördern.

Im Mittelpunkt stehen die Überprüfung und Bewertung interner Kontrollsysteme (IKS), finanzieller Abläufe sowie organisatorischer Prozesse. Dabei liegt der Fokus auf der Einhaltung kirchlicher (CIC), gesetzlicher und interner Vorgaben, der Wirtschaftlichkeit des Handelns und der kontinuierlichen Optimierung von Strukturen. Durch gezielte Beratung trägt die Revision dazu bei, Risiken zu minimieren und die Zielerreichung des Bistums nachhaltig zu unterstützen.

Die Tätigkeit der Stabsstelle gliedert sich in drei zentrale Bereiche:

  • Interne Revision: Prüfung und Beratung innerhalb der zentralen Bistumsverwaltung
  • Revision in Kirchengemeinden: Unterstützung und Prüfung der Kirchengemeinden
  • Baurevision: Begleitung und Überwachung von Bauprojekten

Die Arbeit der Stabsstelle Revision im Bistum Mainz basiert auf anerkannten internationalen und kirchlichen Standards.

Im Zentrum stehen die Global Internal Audit Standards des Institute of Internal Auditors (IIA), die weltweit als Maßstab für Qualität und Professionalität in der Internen Revision gelten. Ergänzend orientieren wir uns am Drei-Linien-Modell (2020), das eine klare Rollenverteilung und Zusammenarbeit innerhalb der Organisation fördert.

Darüber hinaus folgen wir den Prinzipien der Kirchlichen Corporate Governance (VDD), die ethische und strukturelle Leitlinien für verantwortungsvolles Handeln in kirchlichen Einrichtungen vorgeben.

Die Anwendung der Global Internal Audit Standards des Institute of Internal Auditors (IIA) gewährleistet ein hohes Maß an Objektivität, Unabhängigkeit und Professionalität. Diese weltweit anerkannten Standards fördern eine transparente, systematische und effektive Revisionspraxis und schaffen Vertrauen in die Neutralität und Integrität unserer Prüfungs- und Beratungsleistungen.

Das Drei-Linien-Modell beschreibt die Zusammenarbeit von:
·         1. Linie: Operatives Management – führt Prozesse aus und steuert Risiken.
·         2. Linie: Funktionen wie Compliance und Risikomanagement – unterstützt und überwacht.
·         3. Linie: Interne Revision – prüft unabhängig die Wirksamkeit der ersten beiden Linien.
Das Modell betont die Zusammenarbeit, Flexibilität und die beratende Rolle der Revision, bei gleichzeitiger Wahrung ihrer Unabhängigkeit.
Ziele des Modells:
·         Klare Rollenverteilung: Vermeidung von Überschneidungen und Lücken in Verantwortung und Kontrolle
·         Effiziente Zusammenarbeit: Gemeinsames Handeln zur Identifikation und Steuerung von Risiken
·         Stärkung der Governance: Förderung von Transparenz, Verantwortlichkeit und nachhaltiger Steuerung

Die 2. Linie (z.B. Compliance, Controlling, Qualitätsmanagement, Datenschutz, Arbeitssicherheit oder Risikomanagement) begleitet und überwacht die operativen Prozesse und hilft bei der Steuerung von Risiken.

Die 3. Linie – die Revision – überprüft und bewertet unabhängig sowie objektiv die Wirksamkeit der ersten und zweiten Linie.

Die Prüfthemen werden auf Basis einer jährlichen Risikoanalyse sowie strategischer Prioritäten ausgewählt und im Rahmen eines Jahresprüfplans mit dem Generalvikar sowie der Bevollmächtigten abgestimmt. So wird sichergestellt, dass die wesentlichsten Risiken gezielt geprüft und adressiert werden.

Unabhängig von der regulären Prüfplanung behält sich die Stabsstelle Revision vor, bei besonderen Anlässen, z.B. bei Verdacht auf Unregelmäßigkeiten, Ad-hoc-Prüfungen durchzuführen.

Die Prüfungen und Bewertungen erfolgen objektiv sowie frei von Einflussnahme und ermöglichen eine neutrale Perspektive auf den zu prüfenden Bereich.

Eine Prüfung umfasst die strukturierte Planung, Durchführung und Nachbereitung. Die Revision analysiert Risiken, bewertet interne Kontrollmechanismen und spricht Handlungsempfehlungen aus. Die Ergebnisse werden mit dem geprüften Bereich abgestimmt, verbindliche Maßnahmen vereinbart und in einem strukturierten Bericht dokumentiert.

Die Leitung der Stabsstelle Revision sendet dem Generalvikar und der Bevollmächtigten des Generalvikars den abgestimmten schriftlichen Bericht (inkl. Maßnahmen und Empfehlungen) zu und bespricht mit diesen die wesentlichen Ergebnisse.

Die Stabsstelle Revision überwacht regelmäßig, ob die vereinbarten Maßnahmen und Empfehlungen von den zuständigen Stellen fristgerecht und wirksam umgesetzt werden. Die Verantwortung für die Umsetzung liegt bei der jeweiligen Leitung des geprüften Bereichs.

Über den Bearbeitungsstand berichtet die Stabsstelle Revision jährlich an den Generalvikar und die Bevollmächtigte des Generalvikars.

Die Dauer einer Prüfung richtet sich nach Umfang und Komplexität des Prüfthemas. Die Revision informiert die betroffenen Bereiche vorab über den voraussichtlichen zeitlichen Rahmen.

Die Prüfungsplanung erfolgt auf Basis einer risikoorientierten Bewertung gemäß den Grundsätzen der Global Internal Audit Standards. Dabei wird nicht jeder Bereich zwingend jährlich geprüft. Im Rahmen eines rollierenden Prüfplans wird die Prüffrequenz flexibel an das identifizierte Risiko angepasst.

Bereiche mit erhöhtem Risikopotenzial, z.B. aufgrund eines nicht adäquat ausgestalteten oder noch nicht ausgereiften Internen Kontrollsystems unterliegen einer höheren Prüffrequenz. In Bereichen mit geringem Risiko können hingegen längere Prüfintervalle vorgesehen werden.

Die Revision konzentriert sich auf risikobehaftete Bereiche, deren Prozesse oder Gesetze und Vorgaben bei Nichteinhaltung zu finanziellen Schäden oder Reputationsschäden für das Bistum Mainz führen können.

Ja. Die Prüfung ist ein verbindlicher Bestandteil kirchlicher Governance und dient der sachgerechten Mittelverwendung sowie der Einhaltung kirchlicher und gesetzlicher Vorgaben.

Die Auswahl erfolgt risikoorientiert. Größere oder komplexere Gemeinden stehen dabei stärker im Fokus. Zusätzlich können stichprobenartige Prüfungen durchgeführt werden.

Zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben verfügt die Stabsstelle Revision über ein uneingeschränktes, aktives Informationsrecht. Dieses umfasst auch den Zugriff auf personenbezogene Daten, sofern dies für die Prüfung erforderlich ist. Alle Organisationseinheiten sind verpflichtet, der Revision auf Anfrage zeitnah Zugang zu relevanten Daten und Unterlagen zu gewähren, die angeforderten Auskünfte innerhalb einer angemessenen Frist zu erteilen sowie Zutritt zu Diensträumen und Vermögensgegenständen zu ermöglichen.

Ja, bei Bedarf können Sie die Stabsstelle Revision jederzeit kontaktieren, um eine freiwillige oder themenspezifische Prüfung anzufragen. Wir prüfen gerne, wie wir Sie bestmöglich unterstützen können.

Ja, neben Prüfungsaufträgen übernimmt die Stabsstelle Revision auch beratende Funktionen, insbesondere zur Optimierung von Prozessen und zur Einführung wirksamer Kontrollmechanismen.

Die Beratung umfasst unter anderem die Optimierung von Abläufen, die Einführung von Best Practices sowie die Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominimierung und Stärkung der internen Kontrolle.

Ja, jede Organisationseinheit kann bei Bedarf eine Beratung anfragen. Die Stabsstelle Revision unterstützt dabei, Herausforderungen zu bewältigen und Prozesse nachhaltig zu verbessern.

Ja, auf Anfrage begleitet die Stabsstelle Revision auch spezifische Projekte oder Prozesse beratend, stets mit dem Ziel, Transparenz, Effizienz und Risikobewusstsein zu fördern.

Bei Hinweisen auf mögliche Regelverstöße oder Risiken wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an die Stabsstelle Revision oder nutzen Sie die bestehenden Meldewege, wie das Hinweisgebersystem und das Institutionelle Schutzkonzept

Die Stabsstelle Revision identifiziert Risiken, bewertet deren Auswirkungen und spricht Empfehlungen zu deren Reduzierung aus. Damit trägt sie zur Risikominimierung bei und unterstützt einen sicheren sowie verlässlichen Ablauf der organisatorischen Prozesse.

Alle im Rahmen von Prüfungshandlungen erhobenen Informationen werden mit höchster Vertraulichkeit behandelt. Der Schutz sensibler Daten sowie die uneingeschränkte Einhaltung geltender datenschutzrechtlicher Bestimmungen (KDG, DS-GVO) haben dabei oberste Priorität.

Die Mitarbeitenden der Stabsstelle Revision sind verpflichtet, über sämtliche ihnen im Zuge ihrer Tätigkeit bekannt gewordenen Sachverhalte, unabhängig von bestehenden Berichtspflichten, Verschwiegenheit zu wahren. Diese Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt sowohl während der Ausübung ihrer Funktion als auch über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus.

Die Revision schafft Transparenz, fördert die Einhaltung von gesetzlichen und internen Vorgaben und unterstützt die kontinuierliche Optimierung von Prozessen. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil einer verantwortungsvollen und zukunftsorientierten Organisationsentwicklung im Bistum Mainz.

Vorvisitation

Die Vorvisitation ist eine vorbereitende Maßnahme im Rahmen der regulären bischöflichen Visitation. Sie dient der strukturierten Erhebung von Informationen über die Kirchengemeinde und ihrer Einrichtungen.

Im Rahmen der Vorvisitation erhebt die Stabsstelle Revision den Ist-Zustand in der Kirchengemeinde und dokumentiert die Ergebnisse in einem Bericht. Die gewonnenen Erkenntnisse werden dem Visitator (Bischof/ Weihbischof/ Generalvikar) zur Vorbereitung auf die Visitation zur Verfügung gestellt.

Die Dauer hängt von den spezifischen Anforderungen und der Größe der Kirchengemeinden ab. Häufig werden die Vor-Ort-Termine gemeinsam mit dem Dezernat Bau & Kunst durchgeführt.

Für eine strukturierte und effiziente Vorbereitung der Vorvisitation werden folgende Unterlagen benötigt:

  • Aktuelle Gesamtengagements aller Banken bzw. Saldenlisten (Banken) bei denen die Kirchengemeinde Konten führt
  • Inventarverzeichnisse, Grundstücksverzeichnisse sowie Vertragsübersichten
  • Aktuelle Kirchenbücher
  • Angaben zur liturgischen Ausstattung sowie zum Arbeitsschutzmanagement

Die Stabsstelle Revision wird die benötigten Unterlagen rechtzeitig im Vorfeld anfordern bzw. die Bereitstellung in Abstimmung mit der Kirchengemeinde terminieren.

Fragen können an die Referatsleitung Gemeinderevision oder an die allgemeine E-Mail-Adresse der Stabsstelle Revision (Stabsstelle-Revision@bistum-mainz.de) gerichtet werden.

Pfarramtsübergabe

Die Stabsstelle Revision begleitet den Wechsel in der Pfarrleitung, indem sie das Vermögen sowie wesentliche Informationen zur Führung der Kirchengemeinde zum Zeitpunkt der Übergabe dokumentiert. Ziel ist es, den scheidenden Pfarrer zu entlasten, den neuen Pfarrer umfassend zu informieren und eine transparente, nachvollziehbare Übergabe sicherzustellen.

Es erfolgt eine Bestandsaufnahme von Kassen, Konten, Inventar, Verträgen und offenen Verpflichtungen. Die Ergebnisse werden in einer Niederschrift dokumentiert und an alle Beteiligten sowie das Pfarrbüro versandt.

Neben dem neuen und dem bisherigen Pfarrer werden Mitglieder des Kirchenverwaltungsrats, die Verwaltungsleitung und Mitarbeitende des Pfarrsekretariats eingebunden.

Die Stabsstelle Revision begleitet den Fusionsprozess indem sie die Ausgangssituationen der beteiligten Kirchengemeinden systematisch ermittelt und dokumentiert.

Es erfolgt eine Bestandsaufnahme von Kassen, Konten, Inventar, Grundbesitz, Verträgen und offenen Verpflichtungen. Die Ergebnisse werden in einer Niederschrift dokumentiert und an das Pfarrbüro sowie an die jeweils zuständigen Abteilungen innerhalb des Bischöflichen Ordinariates versandt.

Die Dauer hängt von den spezifischen Anforderungen und der Größe der Kirchengemeinden ab.

Downloads

Informationen über die Annahme, Verwaltung und Bescheinigung von Zuwendungen (Spenden)

Merkblatt zum ermäßigten USt-Satz bei Druckerzeugnissen

Weitere Formulare der Stabsstelle Revision