Datenschutzhinweise für Ihre Anmeldung zu einer Veranstaltung/einem Kurs

gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung für „natürliche Personen“ und Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) in der Fassung des einstimmigen Beschlusses der Vollversammlung des Verbandes der Diözesen Deutschlands vom 20. Nov.2017, veröffentlicht im Kirchlichen Amtsblatt für die Diözese Mainz Nr. 3/2018

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich im Kardinal-Volk-Haus Bingen mit dem Zentrum für Glaubensvertiefung und Spiritualität im Bistum Mainz ist

Pfr. Walter Mückstein, Rochusberg 1a, 55411 Bingen. Tel.: 06721/18575-13
E-Mail-Adresse: Walter.Mueckstein@Bistum-Mainz.de

Betrieblicher Datenschutzbeauftragter für das Bischöfliche Ordinariat Mainz mit seinen Dienststellen und Einrichtungen ist

Verwaltungsdirektor Günter Zwingert, Maria-Ward-Str. 12, 55116 Mainz
Tel.: 06131/253-144; E-Mail-Adresse: Datenschutz@Bistum-Mainz.de

Datenschutzstelle der (Erz-)Diözesen Freiburg, Fulda, Limburg, Mainz, Rottenburg-Stuttgart, Speyer und Trier

Frau Ursula Becker-Rathmair, Haus am Dom, Domplatz 3, 60311 Frankfurt
Tel.: 069 8008718-800, Fax: 069 8008718-815, E-Mail: u.becker-rathmair@kdsz-ffm.de

2. Welche personenbezogenen Daten erheben und nutzen wir, wenn Sie sich zu einem Kurs anmelden?

Die im Anmeldeformular mit einem * gekennzeichneten Felder sind „Pflichtfelder“. Wir benötigen diese Daten, um die von Ihnen gewünschte Leistung – die Teilnahme an einem unserer Kurse – erbringen zu können. Dabei handelt es sich um folgende Angaben:

Name, Vorname, Wohnort mit Postleitzahl und Straße incl. Hausnummer:
Diese Angaben benötigen wir, um Ihnen im Vorfeld des Kurses postalisch weitere wichtige Informationen zukommen zu lassen.
E-Mail-Adresse: Sie erhalten nach Absenden des Formulars eine automatisch generierte Bestätigung Ihrer Anmeldung, ggf. aber auch eine Fehlermeldung, wenn etwas nicht funktioniert hat. Auf diesem Weg können wir Sie auch sehr kurzfristig informieren, falls z.B. der Kurs wegen Erkrankung abgesagt werden muss.
Geburtsjahr: Dieses benötigen wir, um die Altersstruktur der Teilnehmer/innen einschätzen zu können, aber auch ggf. aus steuerlichen Gründen, da für junge Erwachsene und Senioren besondere Steuersätze gelten.

Die Angaben in den übrigen Feldern erleichtern uns, uns auf Sie einzustellen und den Kurs entsprechend vorzubereiten. Im Einzelnen handelt es sich dabei um:

Telefonnummer (Festnetz und oder Mobil): Damit können wir Sie noch schneller und aktueller erreichen, falls es von unserer Seite unerwartete Veränderungen gibt.
Beruf: Gibt uns z.B. einen Eindruck, mit welchen Vorkenntnissen Sie zum Kurs kommen.
Bistum: Hat statistische Bedeutung.
Bisherige Erfahrungen mit Exerzitien: Da reine ignatianische Einzelexerzitien Erfahrungen voraussetzen, brauchen wir nicht bei Ihnen nachfragen, wenn das Feld ausgefüllt ist.
Vegetarisches Essen / besondere Kostform (Diät) gewünscht: Da wir Mittag- und Abendessen geliefert bekommen, müssen wir diese Wünsche einige Tage vor Beginn des Kurses an unseren Lieferanten melden (natürlich ohne Namensnennung)
Fahrgemeinschaften: Um die Bildung von Fahrgemeinschaften zur An- und Abreise zu ermöglichen, legen wir dem Informationsbrief vor Beginn des Kurses eine Liste bei, die Vorname, Name, Wohnort und Kontaktdaten (Telefon und/oder Mailadresse) enthält. In diesem Feld entscheiden Sie, ob Sie auf dieser Liste stehen und sie dann auch erhalten möchten.
Dauer der Speicherung: Hier können Sie uns erlauben, Ihre Daten über das Kursende hinaus bis zum 31.12. des fünften Jahres zu speichern. (Beispiel: Kurs 2018 – späteste Löschung 31.12.2022). Das erleichtert uns die Arbeit, falls Sie sich in diesem Zeitraum zu einem weiteren Kurs anmelden und ist Voraussetzung für den nächsten Punkt.
Zusendung des Programms oder von Informationen: Wenn Sie dieses Feld ankreuzen, erhalten Sie einmal im Jahr unser Programm oder die Info, dass es im Internet veröffentlicht ist.
Sonstige Hinweise: Falls Sie uns noch etwas mitteilen oder fragen möchten …

3. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten von uns verwendet?

Wir garantieren Ihnen, dass wir Ihre Daten nur zu den dienstlichen Zwecken verwenden, zu denen sie erhoben wurden, das heißt hier zur Vorbereitung und Durchführung des gewünschten Kurses. Sollten Sie das entsprechende Feld angekreuzt haben, nutzen wir Post- oder Mailadresse auch zum Zusenden von Programminformationen (s.o.)

4. Wo speichern wir Ihre Daten und wer hat Zugriff darauf?

Ihre Daten werden ausschließlich auf Datenträgern in unserem Haus gespeichert und sind durch Passwort gesichert. Zugriff haben nur unsere Mitarbeiter/innen, die sich per Dienstvertrag zu Datenschutz und Verschwiegenheit verpflichtet haben.

Wir geben die von uns erfassten Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, auch nicht an externe Dienstleister oder andere kirchliche Stellen.

Eine von Ihnen bei der Ankunft zu unterschreibende Liste mit Namen und ggf. Geburtsjahr (s.o) wird für mögliche Prüfungen durch das Finanzamt oder unsere Innenrevision zu den Kursakten genommen und gemäß der aktuellen gesetzlichen Fristen aufbewahrt.

5. Wie lange werden Ihre Daten von uns gespeichert und welche Rechte haben Sie?

Falls Sie mit der Anmeldung nicht die Einwilligung zu einer längerfristigen Speicherung gegeben haben (s.o.) werden Ihre elektronisch gespeicherten Daten nach Abschluss des Kurses gelöscht. Ihre Anmeldung und alle im Laufe der Kursvorbereitung evtl. erstellten Listen (Ausnahme siehe unter 4.) werden auf jeden Fall nach Ende des Kurses datenschutzgerecht vernichtet.

Sollten Sie einer längerfristigen Speicherung Ihrer Daten zugestimmt haben, können Sie dieses jederzeit ohne Angabe von Gründen in Schriftform widerrufen. Dann werden die Daten unverzüglich gelöscht und Sie erhalten darüber eine Bestätigung.

Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten von Ihnen bei uns gespeichert sind und ggf. deren Berichtigung oder Löschung einfordern.

Bingen, 24. Mai 2018

Pfr. Walter Mückstein