Die Kirchengemeinden sind verpflichtet, eine beabsichtigte Anschaffung, Restaurierung, Erweiterung, Neubau oder Reparatur einer Orgel oder eines Geläuts der Abteilung Orgeln und Glocken anzuzeigen. Diese ist in Zusammenarbeit mit den Orgel- und Glockensachverständigen beratend und koordinierend tätig, nicht aber für die Genehmigung zuständig. Die Beratung durch die im Auftrag des Bistums Mainz tätigen Orgel- und Glockensachverständigen ist für die Kirchengemeinden kostenlos.
Sollte eine Renovierungsmaßnahme im Kircheninnenraum oder am Kirchturm geplant sein, ist die Abteilung Orgeln und Glocken schon im Vorfeld in die Beratungen und Planungen mit einzubeziehen.