Pro Jahr werden drei Begegnunswochen durchgeführt: In Höchst im Odenwald, in Ockenheim in Rheinhessen und in der Wetterau.

In einer solchen Begegnungswoche sind die sechs Zeitzeugen zusammen mit einem Betreuerteam in Tagungshäusern in der jeweiligen Region untergebracht. 

Die Besuche werden von zwei hauptamtlichen Mitarbeitern des Bistums geleitet und von einem Team von ehrenamtlichen MitarbeiterInnen, viele von ihnen Studierende, unterstützt. Das Team wohnt in der Woche zusammen mit den Gästen im Tagungshaus und betreut sie nicht nur während der Gespräche in den Schulklassen, sondern organisiert auch ein Ausflugs- und Freizeitprogramm und kümmert sich um alle Belange von Arztbesuch bis Shoppingtour.

Die Begegnungswochen mit polnischen KZ-Überlebenden findet seit 2001 statt. Seitdem haben bei mehr als 220 Schulbesuchen in 60 verschiedenen Schulen und Einrichtungen im Bistum Mainz intensive Begegnungen und Gespräche mit den "Zeitzeugen" stattgefunden. Darüber hinaus werden regelmäßig Abendveranstaltungen angeboten. Das Projekt hat bisher rund 24.000 Schülern und vielen hundert Erwachsenen eine eindrückliche Begegnung mit Überlebenden der NS-Herrschaft ermöglicht. Viele Schulen nehmen seit über zehn Jahren am Projekt teil - für etliche Schulen sind die Besuche fester Bestandteil des Schuljahres. Das Projekt erhält eine breite Resonanz seitens des Bistums Mainz, verschiedenster Institutionen in den Regionen und in den Medien.

Ohne die Unterstützung der ehrenamtlichen MitarbeiterInnen wäre die Durchführung der Zeitzeugenbesuche nicht möglich. Die Begegnungswochen werden von durchschnittlich fünf bis sieben ehrenamtlichen TeamerInnen begleitet. Seit 2001 haben 60 verschiedene Ehrenamtliche die Zeitzeugen begleitet. Dazu gehören auch ehrenamtliche Übersetzerinnen, die vom Maximilian-Kolbe-Werk vermittelt werden. Die Ehrenamtlichen, meist junge Studierende, empfinden die Begegnung mit den Zeitzeugen als große Bereicherung. Die Besuche werden von zwei Hauptamtlichen des Bistums betreut.